Менеджмент, найм и мотивация в тендерном отделе

Работа в тендерной сфере — это не только про строительство домов и дорожных развязок. Пока одни испытывают на себе все прелести погодных условий, другие ломают голову над стопками документов в офисе.

В конце 2025 года в гостях у Тендерплана побывала Ася Муфтахина — тендерный эксперт и бизнес-консультант в одном флаконе.

Первый опыт участия нашей гостьи был неудачным — не успела подать заявку. Однако именно этот случай смотивировал ее глубже разобраться в сфере, узнать чем занимаются тендерные отделы, и начать строить их с нуля.

Более 70 минут насыщенного общения про «изнанку» тендерных отделов в нашем интервью. Ниже изложили основные моменты беседы, чтобы вам было проще ориентироваться в полезной информации.

Создание тендерного отдела

Чтобы решить, нужна ли отдельная команда для участия в закупках, нужно понять, какие проблемы мы тем самым закроем.

«Тендерный отдел — это инструмент. Нам нужно понять, какую задачу мы решаем через него. Может, вам вообще не отдел нужен, а один специалист на аутсорсе».

Отдел необходим, если:

1. Нет четкого плана работы с тендерами. В компании уже есть тендерные специалисты, но работают они без цели и плана. Создание отдельного подразделения поможет внести ясность и понимание результата.
2. Нужно надавить авторитетом. Иногда, для более слаженной работы требуется твердая рука.
3. Хотите освоить новый канал продаж. В таком случае создать отдел можно, но только после тщательного анализа вашей ниши.

Тут важно обозначить, что госзакупки — это не волшебная таблетка и не кнопка «бабло».

Многие ошибочно считают, что бизнес на тендерах — легкий способ заработка. Для достижения ощутимого результата требуется стратегия и тестирование десятков ниш. Тем не менее есть те, кто считает, что создание тендерного отдела — вопрос одного дня и без вложений.

Организация рабочего процесса

Тендерный отдел будет работать максимально эффективно, если в нем есть:  

• Софт для работы с тендерами. Важно, чтобы вся команда работала в единой CRM-системе, а для поиска и анализа тендеров использовала агрегатор. Не лишней будет система для работы с документами и задачами. Тендерплан объединяет в себе все эти функции, что экономит время и помогает синхронизировать процессы внутри команды.
• Укомплектованная команда. В идеальной команде есть руководитель, а каждый сотрудник четко знает свой функционал.
• Правила и стратегия. Управляемый отдел планомерно идет к своим целям, выполняет задачи эффективно и в срок.

«Идеальный отдел — это управляемый. Тот, которому ты поставил цель 100 млн, и он её достигает».

Выбор руководителя

Кстати о руководителе. С его назначением тоже не все так просто.

Назначение бывшего работника начальником подразделения

Это самая распространенная ошибка, ведь даже самый лучший специалист может оказаться плохим управленцем. На первом месте всегда должны быть руководящие способности, а не результаты на линейной должности.

Нежелание менять состав команды

Подходящий кандидат на роль начальника может отсутствовать в компании. Если такой все-таки есть, то его скорее всего придется обучать, тратить время и деньги. В такой ситуации стоит рассмотреть найм готового менеджера с полным набором компетенций.

Форматы отдела

Тендерные отделы бывают разного типа и направления. От этого зависит и способ взаимодействия внутри команды, и ключевые показателей сотрудников, и конечная цель.

Проектный

В обязанности проектного отдела входит весь цикл обработки тендера — от поиска и подачи заявки до заключения контракта.

Преимущество: проектное управление, где один человек отвечает за все.
Недостаток: если этот человек уйдет, с ним уйдет и часть бизнеса.

Функциональный

Его цель — закрывать рутинные задачи по всем проектам одновременно.

Преимущество: в такой команде каждый специалист отвечает за конкретную задачу. Расчетчик просчитывает выгодность участия в тендере, бухгалтер готовит документы, тендерный спец подает заявки.
Недостаток: требуется усиленный контроль со стороны руководителя.

Теплые тендерные отделы

В обязанности входит формирование документации и подача заявок. Дополнительно обрабатывать УЖЕ лояльных клиентов не имеет смысла.

«Здесь хорошее развитие в стабильную, тёплую, уютную компанию, где ты просто собираешь заявки, документы готовишь. И это комфортно и не стрессово. Просто соблюдай сроки, делай заранее».

Холодные тендерные отделы

Здесь перечень задач чуть шире. В центре внимания новые и незнакомые заказчики. Они делают упор на объем, подавая сразу много заявок.

«Холодные закупки — это больше спринты, потому что они ещё сезонности подвержены. То есть весной побежал, летом отдохнул, осенью побежал».

Управление командой

Чтобы построить эффективный отдел, функции руководителя должны быть четко разграничены:

• Подача заявок. Да, вы не ослышались, Ася — сторонник того, чтобы в числе обязанностей руководителя была подача заявок, пусть и в гораздо меньшем объёме. Это помогает ему быть в эпицентре дел и лучше понимать коллектив.
• Аналитика. В госзакупках очень много всего можно анализировать — начиная с KPI участников процесса, заканчивая трендами в нише.
• Планирование. Руководитель определяет нишу, задает правила отбора тендеров, определяет приоритетных заказчиков, составляет планы на год.
• Мотивация. Тут важно отличать систему мотивации, которая зафиксирована документом, от функции. Система имеет материальную составляющую, а вот функция скорее психологическую. Она про то, чтобы поддержать сотрудника, помочь в чём-то разобраться, приободрить.
• Защита. Хороший руководитель может и должен ограждать свой коллектив от влияния других начальников (и даже собственника!).
• Организация. В эту функцию входит распределение зон ответственности, расстановка целей для каждого сотрудника и замер итогов на каждом этапе.
• Координация. Здесь про совместную работу, коммуникацию, согласование обязанностей специалистов в реальном времени.

Часть успеха также зависит от личности начальника. Харизму натренировать вряд ли получится, а вот практические вещи — легко.

Какие личные качества нужны руководителю?

Самое главное и, пожалуй, единственное качество — любопытство. Закон редактируется по несколько раз в неделю, тендерные площадки обновляют интерфейсы, да и процессы внутри компании не находятся в статике. Чтобы быть в теме, Ася время от времени примеряет на себя образ тендерного специалиста.

«Руководитель должен хотя бы немножко быть в процессе, или хотя бы не выпадать из контекста».

Как подготовить команду к изменениям

Законодательство постоянно меняется  — вот уже с 2026 года нас ждет повышение НДС и снижение порога для тех, кто на упрощенке.
К этому нужно готовиться заранее, но не стоит бросать все силы. По мнению нашей гостьи, работа на перспективу — это всего «плюс 5-10% к развитию».

Готовить команду к изменениям лучше заблаговременно:

• Стоит начать с неформального разговора с глазу на глаз и выслушать мнения коллектива, а затем начать тестировать гипотезы
• Если времени на обсуждения нет, придется воспользоваться авторитетом и внедрить изменения одним днемю

Тут важно не забывать о человеческом факторе и психологии. Сотрудники могут негативно отреагировать на нововведения и запросто устроить саботаж. Если начальник отдела не готов к такому исходу — беды не избежать.

«При внедрении серьезных изменений очень часто происходят откаты. Это нормальная ситуация. Непривычно, когда ты к этому не готов».

Обязанности тендерного специалиста

Каким должен быть идеальный тендерный специалист? Ася отмечает следующие пункты:

• Знание 44-ФЗ и 223-ФЗ, как минимум. Знание базы — мастхэв. Бонусом будет знание всех свежих поправок и постановлений в режиме реального времени.
• Нишевый опыт. Иногда бывает проще научить участию в закупках человека с улицы, чем замотивировать специалиста по тендерам разбираться в нише.
• Умение адаптироваться под теплые или холодные отделы. В теплом — важно уметь вовремя подавать идеальные заявки. В холодном — держать объёмы и темп.
• Работа над собой. Хороший сотрудник знает основы саморегуляции. Если произошел нервный срыв или началась прокрастинация — он знает как вернуть себя в строй.

«Это очень сложный навык сам по себе. Он для большинства, наверное, слабо доступен. Но если ко мне приходит такой специалист, это тот человек, которого я очень быстро трудоустрою».

• Соответствие корпоративной культуре. В работе не столько важен профессионализм, сколько умение подстраиваться под дух команды. Чтобы рассказать работнику о его предстоящих обязанностях, достаточно и одного дня, а вот скорректировать личные качества человека уже сложнее.

«Для меня больше важно, чтобы человек по вайбу заходил, потому что даже если он хороший профессионал, но я вижу, что это вообще не моё, то какая разница, какой он профессионал».

Адаптация нового сотрудника

Онбординг в тендерный отдел обычно происходит в три этапа:

1. Образовательная часть. Рассказываем о компании и знакомим с правилами участия в тендерах.
2. Продуктовая часть. Проводим базовое обучение по работе с товарами и их характеристиками. Не перегружайте новичка избыточной информацией, давайте только основы.
3. Корпоративно-психологическая часть. Познакомьте его с культурой, устройством и основными процессами. Это нужно, чтобы новичок понял где он работает и что от него хотят. Обязательно покажите ему «курилку» и пригласите на пятничное поедание пиццы.

«Если человек хороший специалист, но он не вписался по культуре, он может слиться достаточно быстро. То есть хорошо бы, чтобы все примерно выравнивались по культуре и вписывались в коллектив».

Зарплата тендерного специалиста

Эта профессия подойдет тем, кто ценит стабильность, но при этом не любит напрямую контактировать с людьми.
Доход зависит от разных показателей, в том числе от типа отдела, формата работы и зоны ответственности.

Проектный отвечает за деньги, поэтому главная мотивация — общий доход компании. Чем больше у компании денег, тем выше процент, который получает специалист за свою работу.
Функциональный  за деньги не отвечает напрямую, поэтому основным KPI будет количество или процент допусков. Чем их больше, тем выше оклад.

Какая зарплата в цифрах?

Средняя заработная плата в ноябре 2025 года составляла от 80 000 тыс. до 180 000 тыс. рублей (в Москве).

Как Тендерплан помогает в работе

Ася активно использует систему для поиска и анализа закупок Тендерплан в своей деятельности.

«С точки зрения получения аналитических данных, для меня это самая удобная программа. Я пробовала разные агрегаторы, Тендерплан выдаёт быстро то, что мне нужно».

Специально для наших читателей она отметила несколько удобных фишек, которые помогут в работе:

1. Связка с CRM системами. Интеграция с Битрикс24 поможет распределить задачи внутри отдела, а затем отследить результат.
2. Настройка ключей позволяет точечно находить нужные тендеры и сильно экономит время. (Такую настройку лучше делать через поддержку Тендерплана, ведь наши «ключиники» справятся в разы быстрее).
3. Экспресс-аналитика. Несмотря на погрешность, быстрые аналитические отчеты дадут вам общее представление о нише и конкурентах.
4. Метки помогут управлять тендерным отделом, а именно контролировать процессы, выгружать данные для анализа и строить воронку.
5. Назначение ответственных позволяет закрепить закупку за конкретным специалистом.
6. Комментарии в документах. Прикрепляйте документацию и обсуждайте её в режиме реального времени с помощью удобных комментариев, как в Google Docs.
7. Интуитивный интерфейс системы не оставит вопросов о том, с чего начать.

Тенденции на рынке госзаказа

Наша гостья поделилась наблюдениями о том, что сейчас происходит в сфере:

1. Описание вакансий на должность руководителя стало более точным. Сразу видно, что приходит понимание, чем занимается этот отдел и какие функции в нем выполняет начальник.
2. Произошел сдвиг в сторону аналитики. Чтобы проанализировать большой объем данных, таблички в Excel недостаточно — требуется мощный инструмент для анализа.
3. Усложняются инструменты для работы с тендерами. В новой версии Тендерплана, к примеру, будет целая многофункциональная система для работы с задачами и чек-листы.

ИИ для тендеров

Вот уже несколько лет использование искусственного интеллекта, пожалуй, самая знаковая тенденция. Ася уверена, что все ИИ инструменты полезны и при участии в закупках.

Чат GPT можно использовать для анализа ТЗ, подачи жалоб и даже для поиска контрактов. Специальные промпты и подготовка тут не нужны, однако помните — ни один искусственный интеллект пока еще не превзошел человеческий. Обязательно все проверяйте.

Больше всего неточностей ИИ допускает в юридической части документации, поэтому на соответствие законодательству Ася проверяет тендеры сама. Такие высокоуровневые задачи пока, увы, искусственному интеллекту не по зубам.

Если вы столкнулись с вопросом юридического характера по факту исполнения контракта или хотите проанализировать тендер на риски на этапе отбора, смело обращайтесь к нашим юристам.

О спикере:

Образование

• 2010 год - РГУИТП - инженер-менеджер
• 2012 год - повышение квалификации в ИДПО
• 2014 год - МАИ - магистр менеджмента
• 2014 год - повышение квалификации в ВШЭ
• 2018 год - профессиональная переподготовка в РЭУ им. Г.В. Плеханова
• 2024 год - профессиональная подготовка в АКУ

Опыт:

• 2008 год - заявка на грант ООО «НПО Термовихрь»
• 2010-2012 - прошла путь от помощника до начальника отдела в группе компаний «Институт технологии экономического развития»
• 2012-2014 - начальник отдела инноваций и проектов развития в аэропорту Шереметьево
• 2014-2015 - аналитик в ЦТТ РАН и РОСНАНО
• 2015 по н.в. - обучение тендерам
• 2020 по н.в. - консалтинг по построению тендерных отделов