Как вести обсуждение с заказчиком в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ?

Кто бы что ни говорил, механизм проведения государственных закупок максимально прозрачен. Заказчик не видит лиц и имен подрядчиков вплоть до оглашения результатов, а прямое общение вообще запрещено законом 44-ФЗ. Это помогает исключить субъективную оценку и коррупцию.

По этой причине выбирать победителя приходится исходя из стоимости и характеристик объекта закупки. Исполнителю же ничего не остается, кроме как молча подтверждать свой опыт разными бумагами.

Эти правила вполне логичны, однако встречаются ситуации, когда обеим сторонам очень нужно пообщаться лично и обсудить детали.

Расскажем как грамотно выстроить переговоры заказчика и участника, не нарушая при этом закон и личные границы.

Связь с заказчиком до публикации тендера

Задать вопрос по закупке заказчику можно уже на этапе планирования закупки.

Обязательное общественное обсуждение

До того как госзакупка появится на торговых площадках и в агрегаторах, она проходит несколько важных стадий. Первой стадия — обязательное общественное обсуждение закупок.

С 1 января 2022 года, согласно статье 20 Закона №44-ФЗ, закупки с НМЦК больше 2 миллиардов рублей должны выноситься на общественное обсуждение. К таким закупкам относятся строительные тендеры или тендеры на ремонт дорожного покрытия федерального значения.

Высказать свои замечания, несогласие или предложения по таким тендерам может любой зарегистрированный в ЕИС пользователь. Для этого нужно перейти в раздел закупок, подлежащих обязательному обсуждению, и выбрать нужный тендер. Закупки попадают туда из опубликованных планов-графиков и хранятся там до того момента, когда ещё можно отменить проведение торгов.

Обсуждение с заказчиком, кстати, не одностороннее. Ответственный за проведение такой дискуссии обязан ответить на каждое сообщение в течение двух рабочих дней. Это первый (самый надежный!) способ узнать детали о закупке или даже изменить некоторые параметры.

Консультация

Консультация — вторая, более формальная, стадия переговоров. Этот этап совсем необязателен и проводится по обоюдному желанию участников.

Консультация — выгодное мероприятие для обеих сторон.

Для заказчиков это возможность скорректировать тендерную документацию и адаптировать её под реалии конкурентной среды. Такое общение по закупке в формате обмена идеями и аргументами помогает заказчику улучшать условия закупки, не меняя при этом НМЦК.

Поставщикам такая встреча тоже выгодна. Здесь вы можете озвучить конкретные вопросы по закупке заказчику и даже переработать условия — улучшить характеристики товара, качество и правила поставки. Это даст преимущество в борьбе за главный приз.

Общение с заказчиком во время подачи заявок

Задавать вопросы по закупке заказчику можно и в ходе подачи заявок, но есть нюансы.

Если вы не участвовали в консультации или обсуждении с заказчиком тендера, то в некоторых конкурентных процедурах законно выйти на прямую связь и вовсе не получится. Статья 46 44-ФЗ запрещает «проведение переговоров с участником закупки в отношении заявок на участие» до выявления победителя.

Чтобы еще более дистанцировать стороны, все общение строится через оператора электронной площадки. Однако п. 2 ст. 46 44-ФЗ ограничивает общение и с этим посредником. Например, оператор ЭТП не может разглашать конфиденциальную информацию и создавать преимущества для участников торгов.

Однако, выход все же есть.

Запрос разъяснений

Если у вас появился вопрос по условиям контракта, заполнению заявки и прочим моментам, смело отправляйте запрос разъяснений.

Заранее подумайте, о чем вы будете общаться, составьте план диалога. У вас есть только три обращения. Отправить их можно только при проведении конкурса или аукциона.

На практике всё иначе. Когда заканчиваются все три запроса или истекает срок их подачи, многие участники не опускают руки и пытаются другими способами наладить общение по тендеру. Кто-то шлет письма на электронную почту, а кто-то не стесняется звонить лично по телефону. Правомерным такое решение назвать нельзя, да и всё сказанное по телефону, с юридической точки зрения, не будет иметь вес.

По реальному опыту участий хотим отметить, что такой способ коммуникации в рамках запроса разъяснений хорош, хотя и не идеален. Контрагент почти всегда отвечает на возникшие вопросы и идёт на контакт. Однако, мы против общения с заказчиком по тендерам напрямую, ведь правомерность этого действия под большим вопросом, не стоит этим злоупотреблять.

Выезд на объект

Часто на этапе планирования работ по тендеру приходится проводить осмотр объекта, чтобы рассчитать реальную стоимость работ или выявить скрытые расходы.

Негласная практика выезда на объект хоть и существует, но законом трактуется неоднозначно. Минэкономразвития в письме от 25 июля 2016 г. N Д28и-1869, например, утверждает, что потенциальный участник закупки выезжать на объект не должен, так как это «может создать преимущества для такого участника».

Мнение экспертов компании Тендерплан — для победы в тендере все средства хороши, но важно быть осторожным. Запрос на уточнение времени посещения объекта можно опубликовать анонимно, но его содержимое и ответ смогут увидеть остальные участники закупки. Так все окажутся в равных условиях.

Конкурентные переговоры

Конкурентные переговоры — вид общения заказчика с поставщиком, характерный для торгов по 223-ФЗ или коммерческих закупок.

Процедура неоднозначная, ведь в личном общении сговориться проще простого, а при общем обсуждении некомфортно раскрывать коммерческие данные. Обычно такие переговоры проводят, если нужно сэкономить время.

В ходе такой дискуссии обычно обсуждают:

• цену и характеристики товаров
• условия исполнения контракта
• порядок оплаты по договору
• привлечение субподрядчиков

Постарайтесь также обсудить условия, которые могут привести к удорожанию работ и увеличению сроков исполнения.

Общение с заказчиком после заключения контракта

Переговоры заказчика и участника могут состояться и после заключения контракта, когда полным ходом идет исполнение. На этом этапе все формальности уже отходят на второй план. Компания -победитель становится контрагентом и устанавливает общение по закупке удобным для обеих сторон образом.

Переписка

Первый совет, который мы можем тут дать – стремитесь к связи посредством переписки.

Обсуждение с заказчиком тонких моментов и деталей лучше всего вести в текстовом формате. Не важно, будут это заказные письма, электронная почта или мессенджер — все ваши документы и претензии будут зафиксированы. Фиксируйте исходные данные, несвоевременную приемку товара, отказ от аванса и прочее. Это дисциплинирует всех участников процедуры и поможет доказать свою добросовестность и невиновность в случае судебного разбирательства и других нарушений.

Советуем в любой ситуации строить уважительные отношения, чтобы даже не задумываться о судах и претензиях. А уж если какие-то спорные моменты возникли, то лучше поручить общение с заказчиком профессиональным юристам — они точно знают как это сделать грамотно.

Аудиозапись переговоров

Если у вас получилось выйти на связь по телефону, то разговор можно и записать, предупредив при этом о записи заказчика. Все по-честному. Такие аудиозаписи можно использовать в суде (но лучше, конечно, если они не понадобятся!). Использование аудиозаписей в качестве доказательств регламентируется ч. 2 ст. 64, ч. 2 ст. 69, ч. 2 ст. 162 АПК РФ. Суды принимают аудиозапись в электронном формате, но требуют объяснить ее происхождение.

Вместо заключения

Теперь вы знаете, как и когда задавать вопросы по закупке, чтобы не нарушить закон. Приходилось ли вам участвовать в таком обсуждении? Расскажите в комментариях.