Электронное актирование

Итак, мы исполнили контракт, составили закрывающие документы в бумажном виде, а заказчик требует создать некий электронный акт. Возникает вопрос — что это вообще такое и как его оформить?

Начнем с определения. Электронное актирование — это обмен закрывающими документами через Единую информационную систему госзакупок. Такая форма обмена актами предусмотрена только в контрактах по 44‐ФЗ.

С теорией разобрались, переходим к составлению акта.

Чтобы его сформировать, нужно авторизоваться в ЕИС и найти раздел «Исполнение контрактов».

Далее нужно перейти в подраздел «Контракты» и выбрать тот, по которому мы хотим составить электронный акт.

После выбора понадобится раскрыть список, нажать на «три точки» справа от этапа поставки и кликнуть на кнопку «Документ о приемке».

Перед нами открывается новое окно, в котором мы и будем составлять акт.

Здесь нам нужно указать номер документа. Также в данном разделе можно добавить номер и дату документа о приемке (при наличии).

Обратите внимание на ползунок «Включить формирование счета‐фактуры в документ о приемке». Активировать его нужно в том случае, если вы представляете ИП или компанию на УСН, и отдельный счет‐фактура вам не нужен.

Здесь нужно проверить и заполнить недостающую информацию о своей организации во вкладке «Поставщик» и об организации заказчика во вкладке «Заказчик».

Если товар доставляет транспортная компания, то нужно указать это во вкладке «перевозчик». Это нужно для того, чтобы ответственность за перевозку товара, в случае нарушений, легла на логистическую компанию, а не на вас. Если перевозчик не привлекался, то данное поле не заполняется.

Также во вкладке «Заказчик» указывается место поставки товара, если грузополучателем является сам заказчик.

Если грузополучатель не совпадает с заказчиком, тогда нужно использовать соответствующий ползунок, после чего появится подраздел «Грузополучатель».

Нажимаем «Добавить», затем выбираем тип организации грузополучателя — ИП или ООО. После этого открываются соответствующие поля, которые мы должны заполнить.

Важно не забыть добавить информацию о месте поставки товара, выполнения работ или оказания услуг.

После заполнения всех необходимых полей нажимаем кнопку сохранить. Если мы все сделали правильно, то информация о грузополучателе отобразится в следующем виде.

При формировании документа указываем наличие или отсутствие НДС.

После этого нужно добавить сам перечень поставляемых товаров (работ или услуг) и нажать кнопку «Добавить».

После этого перед нами откроются новые поля, которые также понадобится заполнить. Особое внимание нужно уделить пунктам «Количество (объем)» и «Место поставки». Очень важно не допустить ошибку.

Также советуем сверять общую стоимость (с НДС и без НДС) с товарной накладной и спецификацией контракта.

Обязательными для заполнения являются те поля, где нужно указать даты начала и окончания периода поставки, а также дату передачи товара. Здесь же нужно заполнить поле о содержании операции, у нас три варианта: «Товары переданы», «Услуги оказаны» или «Работы выполнены».

Информация о документе-основании подгружается автоматически. Данные о лице, передавшем товар и о транспортировке заполняется по необходимости.

Подписантом выступает директор компании, лицо по доверенности или индивидуальный предприниматель.

Здесь мы можем подгрузить платежно‐расчетные документы, сведения о производителе товара (паспорта, лицензии, декларации и тому подобное), а также документы, содержащие информацию о стране происхождения товара. Можно разместить и иные документы, главное чтобы они были предусмотрены контрактом.

Загружаем всё необходимое и переходим к последнему разделу.

Тут мы можем увидеть сформированный УПД.

Если в ходе ознакомления с документом вы нашли ошибку, то нужно перейти в соответствующий раздел и исправить её.

Если ошибок нет, то ставим галочку и подписываем документ с помощью ЭЦП. После этого акт будет отправлен заказчику, чтобы тот его проверил и подписал.

У заказчика есть не более 20 рабочих дней на проверку и подписание. При необходимости статус можно отслеживать в разделе «Контракты».

После того как заказчик всё подпишет, рядом с сформированным документом о приемке появится зеленый индикатор (до подписания он желтый).

Индикаторы статуса документа о приемке:

В случае необходимости внесения поправок, заказчик направляет документ на исправление. В этом случае индикатор станет красным. Чтобы создать документ об исправлении, необходимо нажать на «три точки» справа от красного индикатора, нажать на «Создать исправление», исправить ошибку и повторно направить документ.

Если заказчик принял товары, работы или услуги не в полном объеме, то оформляется корректировочный акт и прописывается фактический объем поставки.

Корректировочный документ формируется аналогично основному акту. Для его оформления нужно перейти в пункт «Создать корректировочный документ» в разделе «Исполнение контрактов».