Как работать командой в Тендерплане?

В вашем тендерном отделе работает целая команда? Пригласите всех своих коллег в Тендерплан и организуйте работу отдела. Распределяйте задачи, принимайте коллективные решения и выстраивайте работу в рамках единого рабочего пространства.

Приглашайте коллег

Переводите тендерных специалистов в Тендерплан. Количество дополнительных пользователей не ограничено и это не будет стоить ни копейки.

Для приглашения нового пользователя нажмите “Настройки” на Левой панели, перейдите на вкладку “Пользователи” и нажмите “Пригласить пользователя”. Укажите имя и адрес электронной почты коллеги. Нажмите кнопку “Добавить”. Указанному пользователю на почту придет приглашение, перейдя по ссылке из которого он сможет работать вместе с вами.

Работа всей команды в одном месте позволит избежать использования дополнительных инструментов по ведению закупок и коммуникациям. Вы избавитесь от путаницы, сэкономите время и выстроите эффективные процессы благодаря продуманной системе управления Тендерплан.

Назначайте права пользователей

У каждого в команде свои обязанности. Например, один отвечает за поиск и отбор интересных торгов, другой – за расчет себестоимости, третий – за подготовку заявки и участие в торгах, а руководитель контролирует, согласовывает и координирует работу всех.

Для того, чтобы каждый мог заниматься своим делом и невольно не стал причиной сбоя всего механизма, наделяйте каждого пользователя определенными правами. В системе предусмотрен выбор различных административных прав для пользователей. Назначать права может только Администратор – главный пользователь. Первый пользователь организации, зарегистрированный в Тендерплане, получает эту роль по умолчанию.

Назначить роль для пользователя можно сразу в момент приглашения. Для управления правами существующих пользователей необходимо перейти в меню настроек на вкладку “Пользователи”, навести курсор на нужного и нажать “Редактировать”. В открывшемся окне выбирайте роль и набор прав для пользователя.

Администратор – приглашает и удаляет пользователей, назначает административные права, вносит коррективы в данные компании, создает ключи и метки, выбирает ответственных, переписывается с коллегами и ведет работу по торгам.

Пользователь – приглашает коллег и ведет всю тендерную работу: создает ключи и метки, назначает ответственных, обсуждает закупки и работает с тендерами.

Участник – просматривает и отмечает тендеры метками, оставляет комментарии.

Помимо стандартных ролей для каждого пользователя можно задать индивидуальные права в окне дополнительных прав.

Возможность индивидуальной настройки прав для пользователей позволяет выстраивать любые процессы внутри коллектива и поручать отдельному сотруднику выполнение конкретных задач. Назначение и снятие ответственных, установка и снятие метки, удаление извещений и даже отсутствие возможности “прочитывать” извещения – все это поддается тонкой настройке.

Распределяя роли и наделяя каждого пользователя уникальными правами, возможно с самого начала предотвратить нежелательные последствия в виде непреднамеренных действий. Удаление ключей, снятие меток или удаление извещений сотрудниками может остановить работу всего отдела. Оградите себя от случайностей, заранее продумав, кому из сотрудников какая мера ответственности необходима.

Выбирайте ответственных

Назначайте ответственного за каждый тендер или этап работы над ним.

Для закрепления ответственного перейдите в карту нужного тендера, нажмите “Нет ответственного” и назначьте его в открывшемся меню. В этом же меню можно снять ответственного или выбрать другого.

Используйте функционал ответственных при распределении закупок и задач руководителем, при закреплении конкретной задачи или при передаче закупки коллегам на следующий этап работы.

Простейшая персонализация позволяет четко распределить роли и внести ясность в работу. А каждый пользователь в любой момент будет иметь под рукой все “свои” тендеры, всегда понимая какие задачи на текущий момент за ним закреплены.

Для просмотра закупок, закрепленных за конкретным сотрудником, достаточно просто выбрать нужного пользователя на Левой панели в разделе “Пользователи”

Используйте инструмент “Задачи”

Инструмент “Задачи” позволяет гибко управлять и отслеживать все тендерные процессы – от оценки закупки до подписания акта об исполнении. Назначение ответственных, составление чек-листов, постановка дедлайнов и контроль за их соблюдением – все это не просто структурирует работу над закупкой, но и помогает избежать как ошибок в работе, так и траты времени на использование сторонних сервисов. В настоящее время на рынке не представлено альтернативных решений.

Избегая пользования сторонними сервисами для работы над одним и тем же тендером, пользователи не рискуют потерять данные и свое время. Это делает Тендерплан самодостаточным и лишний раз подчеркивает его преимущество над другими агрегаторами.

Выстраивайте командную работу в Тендерплане, уделяя внимание всем мелочам. Именно из них складывается слаженная работа всего тендерного отдела, дающая наилучший результат.

Урок 3

Как выстроить работу в Тендерплане?