Как работать командой?

В вашем тендерном отделе работает целая команда? Пригласите всех своих коллег в Тендерплан и организуйте слаженную работу отдела. Выстраивайте иерархию по уровням доступа, распределяйте задачи вручную и автоматически с помощью чек-листов, принимайте коллективные решения.

Переведите всех своих тендерных специалистов, юристов и бухгалтеров в Тендерплан. Количество дополнительных пользователей не ограничено, и это не будет стоить ни копейки.

Для этого в левой панели перейдите в Настройки, а затем во вкладке Пользователи нажмите Пригласить пользователя. Укажите имя и адрес электронной почты коллеги. Выберите роль (Администратор, Пользователь или Участник). Нажмите кнопку Добавить.

В течение нескольких секунд пользователю на почту придет приглашение присоединиться к команде.

Главный пользователь может все — добавлять интеграции по API, приглашать и редактировать пользователей, выбирать ответственных, создавать ключи и метки, переписываться с коллегами, ставить задачи, управлять чек-листами, загружать файлы и даже запрашивать услуги юридического сопровождения.

Права обычного пользователя несколько ограничены. Он не имеет доступа до API и не может запросить юридических услуг. Редактирование пользователей и управление правами доступа тоже не в его власти.

Прав у участника еще меньше. Все, что он может — это просматривать тендеры, отмечать их метками и оставлять комментарии. В отличие от пользователя, он не может приглашать новых пользователей, назначать ответственных, удалять извещения, работать с файлами, а также создавать задачи и чек-листы.

Назначать права может только тот, кто первым создал аккаунт организации в Тендерплане (Администратор).

Для редактирования уровня доступа перейдите в Настройки, во вкладке Пользователи наведите курсор на нужного и нажмите Редактировать.

В открывшемся окне нажмите на кнопку Редактировать роль, чтобы выбрать свою настраиваемую роль и указать, какие права там должны быть.

Выбор ответственных за тендер позволит четко распределить роли внутри команды и внести ясность в работу. Каждый пользователь будет всегда иметь под рукой «свои» тендеры и понимать какие задачи перед ним стоят.

За каждым тендером можно закрепить одного ответственного. Чтобы это сделать, откройте нужный тендер и в верхнем правом углу нажмите «Нет ответственного». В открывшемся окне выберите того, кто будет вести работу по этому тендеру. Там же можно этого ответственного снять и выбрать другого. В больших списках (более 10 пользователей) для удобства появляется поисковая строчка.

Закупки, закрепленные за конкретным сотрудником, отображаются в левой панели в разделе «Ответственные». Список ответственных можно свернуть и развернуть. Также можно настроить количество отображаемых полей в этом списке.

В Тендерплане появилась возможность не просто назначать ответственных, а ставить настоящие полноценные задачи по тендерам (да, прямо как в Битрикс24, с которым у нас тоже есть интеграция!).

Этот инструмент позволяет контролировать сроки исполнения, делиться нужными документами и формулировать в заметках свои мысли.

У задачи можно:

• указать исполнителя
• установить дедлайн, указав точные дату и время, к которым задание должно быть готово
• добавить описание и прикрепить файлы
• настроить уведомления о назначении исполнителем, создании задач и наступлении дедлайна

Задачи можно ставить даже в автоматическом режиме с помощью чек-листов, но об этом в следующем пункте.

С новым нативным таск-менеджером вся команда сможет работать в едином пространстве без использования сторонних инструментов по ведению закупок и коммуникациям.

Вы избавитесь от путаницы, сэкономите время и выстроите эффективные процессы.

Чеклисты позволят выстроить достаточно сложный процесс управления тендерным отделом, в котором учитывается множество веток событий. В одном чек-листе может быть до 200 задач. Создавать их можно вручную или автоматически.

Чек-листы сильно экономят время, ведь теперь не нужно:

• Вручную создавать задачи. Они создаются самостоятельно.
• Лично уведомлять коллег. Тендерплан сам свяжется с ними.
• Использовать сторонние CRM для автоматизации работы с тендерами.

«Ручные» чек-листы заметно упрощают процесс регулярного создания стандартных задач.

Если у вас в команде уже выстроен единый процесс работы с тендерами, а однотипные задачи повторяются из раза в раз, просто создайте чек-лист, сохраните его, а затем вручную добавляйте его.

Таких чек-листов может быть несколько под разные условия. Например, под каждый тип тендера или вид деятельности.

Автоматические чек-листы позволяют задачам создаваться самостоятельно в нужный момент, без ручного контроля и риска что-то забыть. Чек-лист срабатывает по заданным условиям, что позволяет команде работать по единому сценарию.

Если вы с помощью меток следите за этапами работы с тендером, а на каждом этапе свои задачи, пропишите эти задачи в автоматическом чек-листе. При назначении метки эти задачи будут добавляться автоматически.

Например, метка Участвуем может содержать пул задач, связанных с подготовкой и анализом конкурентов. Метка Выигранные — задачи по исполнению контракта. Если пришлось поставить метку Проиграли, то в перечень задач скорее всего войдут анализ поражения, а, если нужно, обжалование результатов.

Выстраивайте командную работу в Тендерплане, уделяя внимание всем мелочам, особенно если речь идет о техническом задании. Для этого в Тендерплане есть возможность командного обсуждения документации — все комментарии с выделенными цитатами, ответами и отсылками к конкретному документу будут дублироваться в блоке Комментарии к извещению.

Не переживайте, заказчик их не увидит 🙂

Как и в Google Docs, на комментарии можно отвечать и с помощью @ обращаться к любому члену команды. Свои комментарии можно редактировать и удалять.