Как выстроить работу в Тендерплане?

Любая работа требует организации. Интенсивная работа с закупками означает просмотр и обработку большого объема данных. Тендерплан позволяет исключить рутинную работу и выстроить процессы с минимальными потерями времени и информации.

Отмечайте все потенциально интересные извещения

После настройки ключей в систему постоянно приходят новые тендеры. Они подсвечены желтым цветом, а после просмотра их цвет меняется на серый. Таким образом, вы всегда будете знать, что уже рассмотрели, а с чем придется еще поработать.

Для создания новой метки нажмите на Левой панели “Редактировать ключ” или “Настройки”, перейдите в меню “Ключи и метки”. Выберите цвет метки и придумайте ее название. Нажмите “Создать метку”. После создания метка появится на Левой панели.

Не теряйте нужные закупки, которые необходимо еще прорабатывать, сразу отмечайте их метками.

Откройте нужное извещение и в правой панели нажмите на кнопку “Выберите метку”, отметьте нужную.

Каждое отмеченное извещение остается доступным в соответствующей метке, даже если вы удалили или обновили ключ, по которому оно нашлось.

Для удобства располагайте созданные ключи и метки в любом порядке, просто нажав на нужную и перемещая на свое место.

Для упрощения поиска конкретного тендера внутри метки или ключа, а также сортировки в них, используйте “Панель поиска и сортировки”.

Для поиска внутри ключа или метки введите нужное ключевое слово или номер тендера, название или ИНН заказчика либо поставщика в поисковую строку.

Используйте доступные фильтры и сортировки сразу по нескольким параметрам.

Организуйте процессы

Создавайте несколько меток и организуйте свою работу в системе. Каждая метка может быть использована в качестве этапа работы с тендерами. Выстраивайте свой процесс работы с закупками, перемещая извещение с этапа на этап. В качестве примера можно использовать следующий шаблон процессов.

Любой потенциально интересный тендер, приходящий по ключам, отмечайте меткой “Просчёт”. С такими тендерами позже придется еще поработать: изучить документацию, рассчитать себестоимость и принять окончательное решение об участии.

Инструмент “Расчет себестоимости” позволяет вести расчет стоимости исполнения контракта прямо в сервисе, без переноса информации вручную на сторонние ресурсы. Уже на этом этапе можно сразу определить для себя финансовый потенциал участия. При этом инструмент позволяет не только быстро просчитывать себестоимость, но и оповещать других участников тендерных процессов об итогах такого просчета.

Если тендер интересен, наступает время “Подготовки заявки”. После успешной подачи заявки перемещайте закупку на следующий этап “Аукцион” либо “Ожидаем результат”, если процедура не подразумевает каких-либо дополнительных этапов в рамках участия.

После победы направляйте тендер на этап “Заключения контракта”, а далее на “Исполнение”. Заканчивается работа с тендером его перемещением в “Архив”.

Зачем хранить тендеры, когда исполнение контракта завершено? Архив позволит вернуться к тендеру в любое время. Например, если придется участвовать у данного заказчика снова, можно будет оценить историю прошлого участия. Также метка “Архив” позволит провести анализ своей работы, по каким причинам тендер был проигран. Все это важно для эффективной работы – на каждый тендер было потрачено время и вложены финансовые ресурсы.

Зачастую организация длительное время участвует в тендерах, но одерживает победы в них лишь от случая к случаю. Метки позволяют накапливать закупки с той или иной причиной неудачи и анализировать их в дальнейшем. Даже неудачным закупкам следует присваивать метки – “Не успели подать”, “Отклонено”, “Проиграно по цене” и так далее.

Кейс одного из наших клиентов как раз подразумевал такие вводные – много участий, но мало побед. Дело оказалось в банальной некомпетенции тендерного отдела – многие заявки отклонялись из-за неверного оформления и попадали в метку “Отклонено”.

Организация процессов с помощью меток позволит сэкономить время, выстроить приоритеты и не потерять ничего в огромном потоке дел. Вы всегда будете знать какую задачу необходимо выполнить сейчас, а какую сделать сразу после нее.

Ведите историю, работайте с документами

Каждый тендер предполагает определенный уровень проработки. Необходимо изучить техническое задание, контракт, требования и пакет документов для предоставления в составе заявки. Это автоматически растягивает работу над тендером на неопределенное время. Ведите историю работы с каждым тендером. Оставляйте заметки, записи, комментарии и сообщения для коллег, прикрепляйте сопутствующие документы. По каждому тендеру у вас всегда будет под рукой значимая информация – вы не упустите важные моменты и ничего не забудете.

В каждом тендере есть поле комментариев. Пролистайте выбранный тендер до конца страницы, добавьте свой комментарий, заметку или файл и нажмите “Отправить”.

Просматривайте и работайте с документацией закупки в онлайн-режиме прямо в системе. Выделяйте ключевые моменты документации, сохраняйте для себя или делитесь с коллегами.

Для просмотра документа нажмите на него в карте тендера. В открывшемся новом окне документа. Выделите в открытом документе нужный фрагмент, нажмите и оставьте свою запись. Выделенный фрагмент, а также комментарий к нему автоматически сохранятся в поле комментариев.

Храните всю полезную информацию о работе с тендером в одном месте: ключевые моменты и требования документации, отсканированный пакет документов заявки, нужные ссылки, важную информацию о заказчике или контакты ответственных лиц. Всегда есть то, что необходимо записать, к чему нужно вернуться и что поможет на следующих этапах работы с тендером.

Инструмент “Мои документы” позволяет собрать все документы в одном месте, а также хранить их в облаке. Это позволит обращаться к ним в любую минуту и всегда иметь их под рукой.

Важно структурировать работу с документами таким образом, чтобы максимизировать не только собственное удобство, но и кратно повысить эффективность работы с ними, а также снизить временные затраты. Храните документы в одном месте, структурируйте папки, возвращайтесь к ним когда нужно.

Выстраивая процессы с помощью меток и ведя всю историю работы с тендером в одном месте, вы гарантированно не упустите ключевые моменты, а следовательно и прибыль.

Урок 2

Как получать уведомления в Тендерплане?